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CONFORMITÉ

ACCÈS CLIENTS

1. Préambule

Il est indispensable que les logiciels, progiciels ou autres applications (que nous appelons par commodité de langage « produit ») permettent à leur utilisateur (entreprise ou acteur public) de respecter les obligations posées par le RGPD.

On peut distinguer 3 types de contraintes :

  • les contraintes relatives au produit lui-même ;

  • les contraintes relatives à l’usage du produit ;

  • les contraintes relatives à la sécurité du produit.

Il est précisé qu’en tant qu’utilisateur de la plateforme Web Support AT-ITsolutions, vous êtes responsable de traitement au sens du RGPD et vous devez répondre directement aux exigences de ce référentiel.

Le présent document constitue la liste de ces exigences et précise comment AT-ITsolutions vous permet d’y répondre.

 

2. Points relatifs au produit

Il s’agit essentiellement de contraintes endogènes, liées au produit lui-même.

 

2.1 Mise à jour des données

  • Art. 16 RGPD : Droit de rectification « La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    Chaque utilisateur de la plateforme Web Support AT-ITsolutions peut à tout moment modifier et rectifier ses données personnelles (Sections Profil et Vos tickets) et reçoit un message qui indique que l’enregistrement de ses modifications ont bien eu lieu.

2.2 Accès et copie de données

  • Art. 15.1 RGPD : Droit d’accès de la personne concernée
    « La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées (…) ».

  • Art. 15.3 RGPD : Droit de copie
    « Le responsable du traitement fournit une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Le responsable du traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée. Lorsque la personne concernée présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu’il en soit autrement ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    Droit d’accès de la personne concernée : la politique de protection des données personnelles liste les traitements réalisés sur les données personnelles par AT-ITsolutions. Le responsable de traitement peut à tout moment transmettre ce document à une personne souhaitant exercer ce droit. Droit de copie : les données susceptibles d’être utilisées pour un traitement sont celles affichées dans les sections Profil et Vos tickets (accessible, modifiable et copiable par l’utilisateur final).

2.3 Portabilité des données

  • Art.20 RGPD : Droit à la portabilité des données : « Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle… ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    AT-ITsolutions permet la copie des données personnelles depuis les sections Profil et Vos tickets.

2.4 Purge totale ou partielle

  • Art. 5 e) RGPD : suppression des données au terme d’un certain délai : « Les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées; les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues dans la mesure où elles seront traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’article 89, paragraphe 1, pour autant que soient mises en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées requises par le présent règlement afin de garantir les droits et libertés de la personne concernée (limitation de la conservation) ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    La durée de rétention des données personnelles n’excède pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
    Lorsqu’un compte utilisateur de la plateforme Web Support AT-ITsolutions est supprimé, l’ensemble des données personnelles des utilisateurs de ce compte sont également supprimées dans les 30 jours suivant la suppression du compte.

2.5 Limitation

  • Art.18 RGPD : Droit à la limitation du traitement :
    1. La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :
    a) l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel;
    b) le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation;
    c) le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice;
    d) la personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
    La notion de « limitation » est explicitée à l’article 4 « définitions » du RGPD qui précise
    – « limitation du traitement », le marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    AT-ITsolutions peut mettre en place une limitation de traitement sur simple demande écrite du client (responsable de traitement) à support@at-itsolutions.com spécifiant la nature de la limitation souhaitée, le ou les traitements concernés et le ou les utilisateurs concernés.

2.6 Effacement

  • Art.17 RGPD : droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») :
    « La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’appliquent :
    a) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière; 4.5.2016 L 119/43 Journal officiel de l’Union européenne ;
    b) la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), ou à l’article 9, paragraphe 2, point a), et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
    c) la personne concernée s’oppose au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, et il n’existe pas de motif légitime impérieux (…) ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    AT-ITsolutions s’engage à supprimer les données personnelles d’un utilisateur souhaitant exercer son droit à l’oubli sur simple demande écrite du client (responsable de traitement) à support@at-itsolutions.com spécifiant le ou les utilisateurs concernés.

2.7 Compte utilisateur

  • Art.13 et 14 RGPD : Information et accès aux données à caractère personnel :
    Lorsque des données à caractère personnel relatives à une personne concernée sont collectées auprès de cette personne, le responsable du traitement lui fournit plusieurs informations dont :
    – L’identité et les coordonnées du responsable de traitement (à défaut son représentant) ;
    – Les finalités du traitement des données ;
    – Les destinataires des données ; etc.

  • Réponse AT-ITsolutions
    Tout utilisateur de la plateforme Web Support AT-ITsolutions peut consulter notre politique de protection des données personnelles depuis le site www.at-itsolutions.com (rubrique Mentions Légales) qui fournit à l’utilisateur l’ensemble des informations requises par le RGPD.

 

2.8 Consentement

  • Art. 7 : Conditions applicables au consentement :
    « 1. Dans les cas où le traitement repose sur le consentement, le responsable du traitement est en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement au traitement de données à caractère personnel la concernant ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    Lorsqu’un nouvel utilisateur est ajouté sur la plateforme Web Support AT-ITsolutions, il donne son consentement au traitement qui sera fait des données personnelles qu’il déposera sur la plateforme Web Support AT-ITsolutions.

3. Points relatifs à la sécurité

3.1 Sécurité du traitement

  • L’article 32 « sécurité du traitement » :
    précise que le responsable de traitement (client) et le sous-traitant (prestataire) mettent en œuvre les mesures techniques et opérationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

  • Réponse AT-ITsolutions
    Le serveur frontal étant hébergé chez 1&1 Internet, nous vous invitons à prendre connaissance des « Mesures techniques et organisationnelles selon l'art. 32 du RGPD » respectées par l’hébergeur 1&1 Internet. En tant que client AT-ITsolutions, sur simple demande écrite à support@at-itsolutions.com, il vous est possible d’accéder à l’accord annexe relatif à la sous-traitance de traitement(s) conformément à l'art. 28 du RGPD en tant qu'annexe à un ou plusieurs contrats utilisés par AT-ITsolutions.

  • Data-centers 1&1 Internet : les serveurs souscrit chez 1&1 Internet par des clients européens sont tous hébergés dans des data-centers situés géographiquement dans l'Union Européenne.

3.2 Conditions d’accès au produit

  • Considérant 57 RGPD :
    « L’identification devrait comprendre l’identification numérique d’une personne concernée, par exemple au moyen d’un mécanisme d’authentification tel que les mêmes identifiants utilisés par la personne concernée pour se connecter au service en ligne proposé par le responsable du traitement ».

  • Réponse AT-ITsolutions
    AT-ITsolutions recommande une authentification renforcée. Dans ce cas, Les mots de passe doivent remplir les conditions suivantes :
    – au moins 8 caractères
    – une minuscule et une majuscule
    – un chiffre ou un symbole
    – ne pas avoir déjà été utilisé

3.3 Gestion des failles de sécurité

  • Référentiel RGPD : Obligation de sécurité du RGPD

  • Mise en œuvre
    En plus des « Mesures techniques et organisationnelles selon l'art. 32 du RGPD » appliquées par l’hébergeur 1&1 Internet, notre plateforme Web Support AT-ITsolutions s’appuie uniquement sur des technologies open-source qui ont pour avantage de fédérer des communautés de contributeurs et d’utilisateurs extrêmement vastes grâce auxquelles les failles de sécurité sont découvertes rapidement. Nous appliquons systématiquement tous les patchs de sécurité approuvés et considérés comme stables.